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Sind Ihre Meetings ein effektives Powerhouse oder nur Zeitverschwendung?

veröffentlicht 03.01.2024 (aktualisiert 09.01.2024) | 19 min. Lesezeit

Sind Ihre Meetings ein effektives Powerhouse oder nur Zeitverschwendung? Erfolgreiche Meetingkultur im Fokus!

Meetings – die Dinosaurier der Arbeitswelt. Sie fristen ihr Dasein in Konferenzräumen und fressen wertvolle Zeit. Doch es geht auch anders! Eine erfolgreiche Meetingkultur ist kein Mythos, sondern mit der richtigen Vorbereitung, Methoden und Meetingsleitenden erreichbar. Lassen Sie uns gemeinsam das Thema angehen und Ihre Meetings zum effektiven Powerhouse machen. Agile Agenda, gezielte Fragen und motivierte Teilnehmende sind der Schlüssel zum Erfolg!

Meetings ändern, damit sie keine  Zeitverschwendung mehr sind

Wir haben gute Erfahrungen mit den Empfehlungen von Neue Narrative gemacht (wir lieben ihre pragmatischen Tools). Diese teilen wir gerne mit Ihnen.

Dabei gehen Sie in 3 Schritten vor, um Ihre Meetingkultur zu verbessern, eine positive Atmosphäre zu schaffen und wirksame Ergebnisse zu erzielen. Meetingstruktur, kreative Methoden, Meetingrollen, Timeboxing, balancierter Redeanteil etc. sind nur einige der Erfolgsfaktoren. Dies 3 Schritte können Sie umsetzen:

  • Schritt 1: Status Quo Ihrer Meetings analysieren
  • Schritt 2: Elemente für gute Meetings definieren
  • Schritt 3: Meetingformate für verschiedene Meetings festlegen

Also ran an die Themen! Damit Meetings zum Powerhouse werden und nicht zur Zeitverschwendung.

Sie wollen? Wissen jedoch noch nicht genau wie? Hier erfahren Sie mehr im unteren Teil.

4 Schritte für eine bessere Meetingkultur

Check-in und Check-out, Beginn und Ende entscheiden

Das Check-in dient einer guten Meeting-Atmosphäre herzustellen. Die Anwesenden ankommen zu lassen, den Fokus auf das Meeting zu lenken und dient der gegenseitigen Verbindung.

Ein Check-in kann durch eine Frage umgesetzt werden, mittels einer kleinen Übung oder Mini-Methode. Brauchen Sie eine kleine Inspiration für Check-In Fragen? Der Check-In Generator bietet Ideen.

Das Check-out dient dem gemeinsamen Abschliessen und abrunden, sowohl auf sachlicher als auch auf emotionaler und sozialer Ebene.

Diese zwei kleinen und kurzen Momente in einem Meeting können einen wichtigen Unterschied herstellen.

 

Schritt 1: Status Quo Ihrer Meetings analysieren

Im ersten Schritt dreht sich alles um die Analyse Ihrer derzeitigen Meeting-Praktiken:

  • Welche Meetings haben Sie derzeit?
  • Was funktioniert gut?
  • Wo besteht Raum für Verbesserungen?

Sie können dabei folgende Neue Narrative Tools anwenden:

Das Meeting-Meter, Dauer ca.: 1,5 – 2 Stunden

Ein Werkzeug, das euch als Team dabei unterstützt zu analysieren, wie viel Zeit Sie tatsächlich in Meetings verbringen – und welche Veränderungen vorgenommen werden sollten.

  1. Definieren des absoluten Maximums: 10 Min
    Beginnen Sie damit, jeder im Team individuell zu reflektieren, wie viele Stunden pro Woche Sie maximal in Meetings verbringen können. Klären Sie im Voraus, was als Meeting angesehen wird. Vergessen Sie nicht, auch Vor- und Nachbereitungszeiten in Ihre Überlegung einzubeziehen.
  2. Definieren des idealen Soll-Zustands: 15 Min
    Jetzt geht es darum, Ihren Traumzustand zu ermitteln. Überlegen Sie, wie viele Stunden pro Woche Sie in einer idealen Woche in Meetings verbringen möchten. Notieren Sie ausserdem, wie viel Zeit Sie wöchentlich für Fokusarbeit, Reflektion usw. benötigen. Subtrahieren Sie diese Zeit von Ihrer internen Gesamtarbeitszeit (Kundenzeit und externe Zeit bereits abgezogen), um Ihren idealen Meeting-Zustand zu erreichen.
  3. Ermitteln des aktuellen Ist-Zustands: 15 Min
    Analysieren Sie Ihre Kalender der letzten vier bis sechs Wochen und stellen Sie fest, wie viel Zeit Sie tatsächlich in Meetings verbracht haben. Wie gross ist die Abweichung zum Soll-Zustand?
  4. Platzierung auf der Meeting-Skala: 45 Min
    Im letzten Schritt kombinieren Sie die individuellen Ergebnisse. In einer Matrix halten Sie fest, welche das Verhältnis zwischen Ist- und Soll-Zustand im Team auf einen Blick darstellt. Anschliessend teilt jeder kurz mit, wie er/sie zu diesem Ergebnis gekommen ist und wie zufrieden er/sie damit ist.
  5. Festlegen der nächsten Schritte: 30 Min
    Reflektieren Sie in einer Abschlussrunde, ob es signifikante Abweichungen zwischen dem Ist- und Soll-Zustand einzelner Teammitglieder gibt und wie sich dies möglicherweise ändern lässt. Legen Sie gemeinsam die nächsten Schritte fest, die sich daraus ergeben.

 

Das Horror-Meeting, Dauer ca.: 1,5 Stunden

Eine Methode, die das Teams unterstützt, um wichtige Faktoren für herausragende Meetings zu identifizieren und daraus Meeting-Regeln abzuleiten.

Und so gestaltet sich der Ablauf eines Horror-Meetings:

  1. Check-in: 10 Min
  2. Das Horror-Meeting: 30 Min
    Erforscht die schlimmsten Erfahrungen, die Sie jemals in Meetings gemacht haben. Wie sähe ein (fiktives) Meeting aus, das noch schlimmer sein könnte? Schreiben Sie ihre Gedanken auf Post-it-Notizen auf.
  3. Das Traum-Meeting: 30 Min
    Wie wäre das genaue Gegenteil von dem, was Sie gerade beschrieben haben? Wie sähe das perfekte Meeting aus, das Sie sich nur vorstellen können?
  4. Meeting-Manifest erarbeiten: 30 Min
    Sammeln Sie verschiedene Aspekte, in denen sich Meetings unterscheiden können. Welche Schieberegler gibt es, die Sie einstellen und beeinflussen können? Basierend auf diesen Variablen können Sie Ihre goldenen Meeting-Regeln entwickeln. Was muss erfüllt sein, um ein Meeting energiegeladener und klarer zu gestalten? Erstellen Sie Ihr eigenes Meeting-Manifest.
  5. Check-out: 10 Min
Schritt 2: Bausteine für gute Meetings

Der zweite Teil widmet sich den Tools und Praktiken, die Sie in jedem Meeting einsetzen können. Diese stellen Ihnen grundlegende Meeting-Rollen sowie Strukturierungs- und Entscheidungstechniken vor. Nicht alle dieser Methoden werden zwangsläufig für Sie und Ihr Team geeignet sein. Betrachten Sie die präsentierten Tools als Bausteine, die Sie nach und nach ausprobieren können, um letztendlich Ihren individuellen Weg zu finden.

Hier eine Auswahl an Tolls die Sie ausprobieren können:

Meeting Canvas

Das „Meeting Canvas“ stellt Ihnen eine äusserst einfache Grundstruktur für Ihre Meetings zur Verfügung. Es umfasst eine Checkliste mit Meeting-Vorbereitungen sowie vier Komponenten, die eine solide Basis für nahezu jedes Meeting darstellen.

 

Check-in & Check-out

Finden Sie in der ersten Beschreibung dieses DropDown Menüs

 

Meeting-Rollen

Machen Sie das Meeting zum Team-Job!

Kreieren Sie Rollenkarten (können Sie auch bei uns bekommen) und verteilen Sie die Rollenkarten vor dem Meeting and die Teilnehmenden. Alle haben eine klare Funktion, alle sind eingebunden. So stärken Sie die Selbstverantwortung – und Sie erhöhen die Chance auf eine erfolgreiche Sitzung.

So geht’s: Die Karten verteilen und kurz erklären was die Rolle beinhalten oder wie sie ausgeführt werden soll. Die Lernkurve steigt, wenn Rollen rotieren, von Meeting zu Meeting.

Fünf bewährte Rollen:

  1. Moderation – Fokus: Begrüsst, macht ein Check-in, moderiert die verschiedenen Themen an und achtet darauf, dass alle zu Wort kommen und Vielredner sich kürzer halten
  2. Protokoll – Fokus: Haltet Beschlüsse und Entscheide fest.
  3. Zeitmanagement ­– Fokus: Gibt Themen einen Zeitrahmen und macht darauf aufmerksam.
  4. Barometer – Fokus: Achtet auf das Energielevel und Stimmung (evtl. braucht es eine kleine Pause oder eine kleine Bewegungsübung zwischendurch)
  5. Flughöhe – Fokus: Achtet auf die richtige Flughöhe in der Diskussion, damit Sie sich nicht im Detail verlieren.
  6. Visualisierung – Fokus: kann Zeichnungen machen, Notizen auf Flipcharts festhalten etc.

Mögliche ergänzende Rollen: Feedback, Zielüberprüfung, Reflexion etc.

 

Spannungsbasiertes Arbeiten

Die Methode des „Spannungsbasierten Arbeitens“ ist eine Technik, die vor allem auf Lösungsorientierung abzielt. Hierbei bezieht sich der Begriff „Spannung“ nicht auf etwas Negatives, sondern vielmehr auf den Unterschied zwischen dem aktuellen Zustand und dem möglichen Zustand – also das Potenzial für Veränderungen.

Es ist entscheidend, jede Spannung dort zu lösen, wo sie entsteht: Es macht keinen Sinn, eine Spannung in der Beziehung in einem operativen Meeting zu diskutieren, das auf schnelle Ergebnisse ausgerichtet ist. Daher sollte für jede Spannung überlegt werden: In welchem Kontext ist der richtige Rahmen, um diese Spannung zu lösen? In welchem Meeting oder Kleingruppengespräch sollte dies behandelt werden?

 

Integratives Entscheiden

Die Methode des „Integrativen Entscheidens“ ist ein essentielles Werkzeug, um Entscheidungen in einer Gruppe zu treffen. Sie basiert auf dem Konzept des „Konsents“, welches wiederum das Element der „Einwände“ beinhaltet. Durch das integrative Entscheiden werden Vorschläge schneller entwickelt und verfeinert, verschiedene Standpunkte und gegebenenfalls Einwände werden integriert, immer mit dem Ziel, am Ende zu einem praktikablen Ergebnis zu gelangen. Der Prozess endet erst, wenn alle potenziellen Einwände berücksichtigt wurden und das Ergebnis so formuliert ist, dass es ausprobiert/umgesetzt werden kann.

Schritt 3: gute Meetingformate

Im dritten Teil werden erfolgreiche Meeting-Formate vorgestellt, die sich in zahlreichen Unternehmen bewährt haben. Wie Sie bereits bei der spannungsbasierten Arbeitsweise festgestellt haben, gibt es verschiedene Arten von Meetings, die auf unterschiedliche Spannungen abzielen. Überprüfen Sie, ob es für alle gängigen Spannungssituationen in Ihrer Organisation ein geeignetes Meeting-Format gibt.

Aus folgender Auswahl von Meeting Vorschlägen können Sie auswählen:

Sync-Meeting: 10 – 30 Minuten

Ein bedeutsames reguläres Meeting ist das wöchentliche Koordinierungs-Meeting. Sein Zweck besteht darin, Informationen auszutauschen und operative Spannungen zu lösen, die Sie gerade von Ihrer Arbeit abhalten. Führen Sie ein Sync-Meeting nur dann durch, wenn sich seit dem letzten Treffen etwas Wesentliches verändert hat. Ein gängiger Ablauf eines solchen Meetings könnte wie folgt aussehen:

Check-in – Updates zu Projekten- Offene Agenda zum Bearbeiten von Spannungen- Check-out

 

Governance-Meeting: ab 1 Stunde

Ein weiteres bedeutendes reguläres Meeting ist das „Governance-Meeting“, das dazu dient, Aufgaben, Rollen, Strukturen und Regeln zu überarbeiten. Sein Zweck besteht nicht darin, in der Organisation operativ zu arbeiten, sondern darin, an der Organisation zu arbeiten und strukturelle Veränderungen vorzunehmen. Im Governance-Meeting werden daher Strukturspannungen diskutiert und bearbeitet.

 

Remote Retro: 1 – 1,5 Stunden

Nach Abschluss eines Projekts kann es ratsam sein, eine gemeinsame Reflexion in Form einer Retro durchzuführen, um zu analysieren, was im Projekt gut verlaufen ist und welche Lehren für die Zukunft gezogen werden können. Es gibt verschiedene Retro-Formate, die die folgenden zwei Fragen beantworten sollten:

  • Was lief gut und sollte weiterhin so beibehalten werden?
  • Was sollten wir zukünftig weniger oder gar nicht mehr tun?

 

Feedback-Formate: 30 – 60 Minuten

Feedback ist unerlässlich für jedes Team. Es fördert eine engere Verbindung zur Aufgabe und unterstützt die Identifikation mit der Arbeitsumgebung sowie der persönlichen Entwicklung. Feedback ermöglicht auch eine präzise Bewertung und Beurteilung der Qualität von Entscheidungen. Zudem trägt es zur Steigerung der psychologischen Sicherheit im Team bei, da jeder Einzelne besser einschätzen kann, wo er oder sie steht und gleichzeitig auch seine Meinung äussern kann.

Es gibt verschiedene Arten von Feedbackformaten:

das Feedback Speeddating, die 5-Finger-Methode, das I-Wish I-Like I-Wonder-Feedback, die Ampel-Methode oder das Feedback-Plakat etc.

Probieren Sie verschiedene Formate aus und wählen Sie gemeinsam mit Ihrem Team das am besten geeignete aus.

Ein paar Grundregeln für effektivere Meetings:

  • wirksame Meetings nehmen nur eine Ebene in den Fokus.
  • Gute Meetings haben ein Ziel, das allen bekannt ist.
  • erfolgreiche Meetings haben eine klare Struktur.
  • Vorbereitung ist ein Schlüsselfaktor für gute Meetings.
  • Gute Meetings sind moderiert.
  • produktive Meetings haben klare Rollen.
  • Einen Check-in und einen Check-out verbessern die Meeting Kultur
  • Gute Meetings führen zu klaren nächsten Schritten.
  • Eine agile Agenda zeichnen gute Meetings aus.

Fazit: Eine gute Meetingkultur als Schlüssel zum Erfolg

In jedem Unternehmen finden Meetings statt. Doch sind diese Meetings ein effektives Powerhouse oder nur Zeitverschwendung? Eine erfolgreiche Meetingkultur ist der Schlüssel zum Erfolg! Hierbei geht es nicht nur um eine klare Agenda und eine strukturierte Vorbereitung, sondern auch darum, wie die Teilnehmenden geführt werden. Führungskräfte sollten hierbei kreativ sein und agile Methoden verwenden, um das Team zu motivieren und die Produktivität zu steigern.

Aber auch die Mitarbeiter selbst können durch gezielte Fragen und das Einbringen von Themen dazu beitragen, dass Meetings erfolgreich verlaufen. Die passenden Methoden und Formate für die richtigen Meetings, unterschiedliche Persönlichkeiten richtig einbinden, Agenda, Ziele und Nutzen festelgen, Check-in und Check-outs durchführen und eine kurzen Reflektion am Ende um die Meetingkultur laufed zu verbessern – damit Meetings wieder Freude bereiten und Wirkung erzielen.

Quelle Header Foto: Unsplash-Priscilla Du Preez

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