Rollen definieren und verteilen
Rollen sind ein einfaches und flexibles Instrument, um Verantwortlichkeiten im Team klar zu verteilen und Selbstverantwortung und Selbstorganisation zu stärken.
Im Gegensatz zu festgelegten Positionen sind Rollen modular und kleinteilig, sodass Verantwortung flexibel verteilt werden kann. Jede Rolle umfasst einen klar definierten Verantwortungsbereich, der bei Bedarf an eine andere Person übertragen werden kann.
- Eine Person kann problemlos drei bis ca. acht Rollen übernehmen. Je mehr Rollen es sind, desto wichtiger ist es, dass die Person in der Lage ist, sich selbst gut zu organisieren und Prioritäten zu setzen.
- Es empfiehlt sich, einige Standardrollen im Team festzulegen, wie z.B. eine Rolle für die Moderation von Meetings, eine für die Dokumentation der Arbeit und eine, die Feedback und Konfliktmanagement übernimmt.
- Rollen dürfen auch gerne rotieren, damit Teammitglieder die Möglichkeiten haben neue Erfahrungen und Kompetenzerweiterungen zu machen.
Schritt 1: Tätigkeiten sammeln (ca. 30 Minuten)
Schreibt auf digitale oder analoge Post-its alle wiederkehrenden Aufgaben auf, die für den reibungslosen Ablauf und den Erfolg eures Teams wichtig sind. Was muss regelmässig erledigt werden? Jede Aufgabe sollte einen eigenen Post-it haben. Beginnt mit den Aufgaben, die ihr ohnehin regelmässig durchführt, und ergänzt dann Punkte, die bisher möglicherweise vernachlässigt wurden. Ein Blick in euren Kalender oder eure To-do-Listen kann dabei hilfreich sein.
Schritt 2: Tätigkeiten zu Rollen clustern (ca. 10 Minuten)
Fasst nun ähnliche oder thematisch verwandte Tätigkeiten zu Rollen zusammen. Immer dann, wenn mehrere Aufgaben inhaltlich zusammenpassen, bildet ihr daraus ein Tätigkeits-Cluster, das eine Rolle darstellt.
Schritt 3: Namen und Zweck der Rollen festlegen (ca. 30 Minuten)
Vergebt nun für jede Rolle einen Namen und formuliert den Zweck der Rolle. Der Zweck sollte klar darlegen, warum die Rolle existiert, z.B. „Effiziente und angenehme Team-Meetings“ oder „Fehlerfreie Abschlussberichte“. Übertragt die fertigen Rollen in euer digitales Tool oder auf Rollen-Karten.
Schritt 4: Rollen zuweisen (ca. 30 Minuten)
Nun habt ihr euer erstes Rollenmodell entwickelt. Im letzten Schritt werden die Rollen an Personen im Team verteilt. Oft ist klar, wer welche Rolle übernehmen sollte, da die Person diese Aufgaben ohnehin schon erfüllt. Rollen, die aktuell nicht vergeben werden können, könnt ihr für später „parken“. Achtet darauf, dass wichtige Rollen wie Moderation und Dokumentation vergeben werden, um das tägliche Arbeiten zu erleichtern.
Diese Methode unterstützt Teams dabei, Verantwortlichkeiten klar zu definieren und effizient zusammenzuarbeiten.
Quelle: neue Narrative
mehr Selbstorganisation etablieren?
Gerne unterstützen wir Sie dabei